In ciascuna delle nostre imprese viene periodicamente pronunciata una frase che sembra di poco conto, in verità fa uscire allo scoperto una debolezza organizzativa: ”Lo sa Mario”.

Può riferirsi a un cliente storico, a una procedura interna, a una trattativa commerciale, a una particolare modalità di consegna o alla soluzione di un problema che nessun altro conosce, poco importa, finché Mario è in ufficio, tutto funziona. Quando è in ferie, cambia mansione o lascia l’azienda… si salvi chi più.

Il fenomeno – paradossale – è persino ben diffuso – Secondo il Global Knowledge 2025 Report di Panopto, i lavoratori impiegano mediamente 8,2 ore alla settimana per cercare informazioni necessarie a svolgere la propria attività. Un tempo che sottrae risorse alla produttività e che spesso deriva dalla difficoltà di reperire conoscenze già presenti all’interno dell’organizzazione.

Dove finiscono le tue informazioni?

Ogni giorno commerciali, tecnici, buyer, addetti al customer service, responsabili di magazzino e autisti raccolgono informazioni preziose. Conoscono le abitudini dei clienti, le preferenze di acquisto, le esigenze logistiche, le criticità delle consegne, le caratteristiche dei prodotti e le soluzioni adottate per risolvere problemi specifici.

Quando queste informazioni rimangono esclusivamente nella memoria di chi le ha acquisite, restano lì: non arrivano né a te imprenditore né ai tuoi team. 

Come far nascere il patrimonio organizzativo

Le imprese più competitive stanno progressivamente passando da Mario a Mario Digitalizzato, attraverso procedure condivise, banche dati aggiornate, report delle visite commerciali, istruzioni operative, archivi digitali e momenti strutturati di confronto, con benefici spalmati dall’appuntamento telefonico all’ultima voce del fatturato. 

Ridurre la dipendenza dalle singole persone significa accelerare l’inserimento dei nuovi collaboratori, limitare gli errori, rendere più rapide le decisioni e offrire ai clienti risposte coerenti, indipendentemente dall’interlocutore con cui entrano in contatto: in una parola, solo vantaggi. 

La gestione della conoscenza…

…Sì, è una leva strategica e organizzativa e no, non è di pertinenza solo delle multinazionali: riguarda  qualunque impresa voglia crescere mantenendo qualità del servizio e continuità operativa.

La domanda da porsi, anche se siamo ancora in estate e la mente è più leggera è: se domani una delle persone più esperte della tua azienda fosse assente per un lungo periodo, quanto del suo patrimonio professionale rimarrebbe realmente a disposizione dell’organizzazione?

La risposta misura la capacità dell’impresa di trasformare l’esperienza individuale in valore collettivo, costruendo un’organizzazione capace di affrontare il futuro con maggiore solidità e resilienza.

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